1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu Prosedür, MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi almış kişilerin Mesleki Yeterliliklerini sürdürüp sürdürmediklerinin tespiti amacıyla yürütülen Belgenin yenilenmesi, Belgenin askıya alınması, Belgenin iptali ile ilgili yöntemleri ve sorumlulukları belirlemektedir. 

Bu prosedür, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca Mesleki yeterlilik Belgesi verilmiş kişilerin yerine getirmeleri gereken iş ve işlemleri kapsar.

Güneş Belgelendirme, personel belgelendirme faaliyetlerine yönelik; belgenin verilmesi, geçerliliğin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya kapsamının daraltılması, askıya alınması, geri çekilmesi ve iptaline ilişkin kararlardan tek başına sorumludur ve bunlar için yetkiyi elinde tutar. Belgelendirmeye ilişkin kararlar herhangi bir kurum, kuruluş veya kişiye devir/temlik veya taşere edilmez.

• SORUMLULAR
• Kalite Yönetim Temsilcisi
• Personel Belgelendirme Müdürü
• Karar Verici

 

• 3.   TANIMLAR

1. Belge Yenilemesi: İlgili meslekte belgenin geçerlilik süresi dolduğunda yenilenmesidir.
2. Belgenin Askıya Alınması: Belgenin bir süreliğine kullanımının durdurulmasıdır.
3. Belgenin İptal Edilmesi: Belgenin geri çekilerek kullanımının tamamen durdurulmasıdır.

•   UYGULAMA
  • Yeniden Belgelendirme
•  
• • • Adayların aldıkları belgeler, gözetimi uygun şekilde yapılmak ve iptal edilmemek şartıyla, Belgelendirme Programları veya Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre kadar geçerlidir. Yeniden belgelendirme işlemleri Belgelendirme Programları veya Ulusal Yeterliliklerde belirtilen şekilde yapılır.
    • Belge Geçerlilik süreleri Belge Sahipleri tarafından takip edilir. Belge kullanımının sürekliliğinde sıkıntılar yaşanmaması için, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından, belgesinin geçerlilik süresi dolmasına 6 ay kala, Adaylara posta, telefon, SMS, e-mail vb. herhangi bir yöntemle hatırlatma yapılır, Yeniden Belgelendirme başvurusunda bulunması tavsiye edilir.
    • Yeniden Belgelendirmenin yapılabilmesi için;
• Mevcut belgenin geçerliliğini koruyor olması,
• Belgenin askıya alınmış durumda olmaması,
• Belgenin verildiği Belgelendirme Programı ya da Ulusal Yeterlilikte belgelendirilme şartlarında değişiklik olacak şekilde revizyon yapılmamış olması,
• Belge sahibinin Belgelendirme Programı ya da Ulusal Yeterlilikte belirtilen şartları karşılaması, gerekli kanıt ve dokümanları sunması gereklidir.
  • Belgenin geçerlilik süresi içerisinde, Belgelendirme Programı ya da Ulusal Yeterliliklerde, ilgili mevzuatlarda ve Güneş Belgelendirme prosedürlerinde belgelendirme şartlarını etkileyecek şekilde değişiklik yapılmış ise, yeniden belgelendirme işlemleri yapılan değişiklikler doğrultusunda değerlendirilir ve bu doğrultuda yapılır.  Mevzuatta yapılan değişikliğin durumuna göre belgenin kapsamı değiştirilebilir ya da yeniden sınav yapılması gerekebilir.
  • Yeniden belgelendirme başvurularında süreç, PRS 05 – Belgelendirme Prosedürüne göre uygulanır.
  • Belgesini, başka bir Yetkilendirilmiş Belgelendirme Kuruluşundan alıp, sınavla belge yenilemek için Güneş Belgelendirmeye başvuranların başvuruları da değerlendirilmeye alınır. MYK portalından belgesinin geçerliliğinin devam edip etmediği Personel Belgelendirme Asistanı tarafından incelenir. İlgili Belgelendirme Programında veya Ulusal Yeterlilikte belirtilen şekilde sınava alınarak başarılı bulunanların belgeleri yenilenir. Kayıt, doküman veya portfolyo ibrazı şeklinde belge yenilemesi başvurusu yapan kişilerin başvuruları kabul edilmez. Mevcut belgesini aldığı kuruluşa başvuru yapması tavsiye edilir.
  • İlgili yeterlilikte belirtildiği şekilde kayıtların ibrazı (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo, vb.) yöntemiyle yapılan başvurularda yeniden belgelendirme kararları FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu ile sınav uygulaması yöntemiyle yapılan başvurularda yeniden belgelendirme kararları FRM 004-A – Belgelendirme Karar Formu ile Karar Verici tarafından verilir.
  • Yeniden verilen belgenin belge gözetimi, askıya alma, iptal vb. faaliyetleri, ilk belgelendirmede uygulanan şekliyle aynen uygulanır.
  • Yeniden Belgelendirme ile ilgili tüm işlemlerle ilgili gerekli açıklamalar web sitesinde yayınlanır.
  • Belgenin geçerlilik süresi dolduğunda Yeniden Belgelendirme yapılmaz ise, aday tarafından belge, marka, Logo kullanımı durdurulur ve belge Güneş Belgelendirmeye iade edilir.
  • Yeniden Belgelendirme ile ilgili her türlü itiraz ve şikâyetlerde PRS 03 – İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre işlem yapılır.
  • Yeniden Belgelendirme işlemlerinde herhangi bir eksiklik veya aksaklık tespit edilmesi durumunda PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre işlem yapılır.

1. Yeniden Belgelendirme Kayıtların İbrazı şeklinde yapılacak ise;
2. Personel Belgelendirme Asistanı tarafından adayın dosyası, gözetim faaliyetleri, Belgelendirme Programı veya Ulusal Yeterlilikte belirtilen kanıtlar, Karar Vericiye teslim edilir.
3. İlgili dokümanlar Karar Verici tarafından incelenir, 10 gün içerisinde belgelendirme kararı verilir.
4. Yeniden Belgelendirmesi uygun kararı verilen adayların belgelendirme işlemleri, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından ilk belgelendirmedeki yapıldığı şekliyle sürdürülür.
5. Bu durumda olan adaylardan, o yıl için belirlenen Belge Basım Ücreti ve Sınavsız Belge Yenileme Ücreti alınır.
6. Belge Basım Ücreti ve Belge Yenileme Ücretini ödemeyen adaylara yeniden belgelendirme yapılmaz veya belgeleri teslim edilmez.
7. Yeniden Belgelendirmesi uygun görülmeyen adayların evrakları arşive kaldırılır. Adaylara 3 gün içerisinde bilgi verilir, belgesini iade etmesi, Marka, Logo vb. kullanımını durdurması istenir.
8. Belgelendirme Kararı verilen dokümanlar, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır.

• Yeniden Belgelendirme sınav uygulaması şeklinde yapılacak ise;
• Yeniden değerlendirme ile ilgili Belgelendirme Programı veya Ulusal Yeterlilikte belirtilen süre kadar çalıştığına dair resmi kanıtları sunamayan, gerekli şartları sağlayamayan adaylar veya sınavla belge yenileme başvurusu yapan adaylar, ilgili Belgelendirme Programı veya Ulusal Yeterlilikte belirtilen şekilde sınava tabi tutulur.
• Sınavın planlanması, sınavın yapılışı, belgelendirme işlemleri vb. faaliyetler, ilk belgelendirmedeki şekilde uygulanır.
• Adaydan, o yıl için belirlenen sınav ücreti ve Belge Basım Ücreti tahsil edilir.
• Yapılacak sınavda tüm haklarını kullandığı halde başarısız olan adayların evrakları arşive kaldırılır. Adaylara 3 gün içerisinde bilgi verilir, belgesini iade etmesi, Marka, Logo vb. kullanımını durdurması istenir.
• Adayın, seçmeli birimlerin bazılarından başarısız olması durumunda, başarılı olduğu seçmeli birimler ve başarılı olduğu zorunlu birimler, adayın başvurduğu Ulusal Yeterliliğe göre belgelendirme için yeterli ise, adayın görüşü sorularak başarılı olduğu birimleri kapsayacak şekilde belgelendirme yapılabilir.
• Yapılacak sınavda başarılı olan adayların belgelendirilmesi ve belgelerinin teslim edilmesi işlemleri ile teşvik işlemleri ilk belgelendirmedeki şekliyle uygulanır.

• Belge Kapsamının Değiştirilmesi
  • Belgelendirme Programlarında ya da Ulusal Yeterliliklerde ve MYK mevzuatında emredici hüküm olmadığı sürece hali hazırda verilmiş olan belgeler, verildiği zamandaki kapsama uygun şekilde, belgenin geçerlilik süresi boyunca geçerliğini korur.
  • Belgelendirme Programlarında ya da Ulusal Yeterliliklerde yapılan kapsam değişiklikleri web adresinde yayınlanır.
  • Belgelendirme Programlarında ya da Ulusal Yeterliliklerde ya da MYK mevzuatında emredici hüküm bulunur ise;
• Personel Belgelendirme Asistanı tarafından telefon ile adaya bilgi verilir, belgeyi iade etmesi, marka ve logo kullanımını durdurması istenir.
• Belgelendirme Programı veya Ulusal Yeterlilikteki emredici hükme göre gerekli işlemler yapılır ve belgenin kapsamı değiştirilir.
• Yapılacak köklü değişikliğe göre tekrar sınav yapılması durumunda sınav ücretleri, özel durumu olan adaylara yapılan masraflar (Tercüman, işitme cihazı vb.) ve belge basım ücretleri adaydan tahsil edilir. İlgili ücretleri ödemeyenlerin belgeleri teslim edilmez.
• Kapsamın değiştirilmesi nedeniyle yapılan sınava katılıp, tüm sınav haklarında başarısız olanların belgeleri iptal edilir.
  • Belgelendirme Programı ya da Ulusal Yeterliliklerde veya MYK mevzuatında emredici hüküm olmamasına rağmen, Aday yapılan değişikliğe göre belgesinin kapsamının değiştirilmesini ister ise, bir önceki maddedeki hükümler uygulanır.
  • Adayın seçmeli birimlerden;
• Gözetimler sonucu, Belge sahibinin yeterliliğini kaybettiğinin anlaşılması,
• Hakkında şikâyet olması ve şikâyetin haklı bulunması,
• Belge Sahibinin istemesi hâlinde, ilgili seçmeli birim iptal edilir ve belgenin kapsamı daraltılır.
  • Kapsam değiştirme ile ilgili diğer tüm sınav ve belgelendirme işlemleri, ilk belgelendirmede olduğu şekilde ilgili prosedür ve talimatlara göre yapılır. Kapsamı değiştirilen belge yeniden düzenlenir, adaya yeni bir belge verilir.

• Belgenin Askıya Alınması
  • Güneş Belgelendirme aşağıdaki durumlarda verilen belgeleri askıya alır.
• Adayın Belgenin kullanımı sözleşmesi hükümlerine uymaması,
• Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde gerekli kanıtları sunmaması,
• Belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması,
• Belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi, durumlarında belgeler en az 6 ay; en fazla belge geçerlilik süresi sonuna kadar askıya alınır.
  • Belgenin askıya alınması veya askı süresinin sonlandırılması kararları FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu ile Karar Verici tarafından verilir.
  • Askıya alma süresince, kişi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belge, marka ve logo kullanımı aday tarafından durdurulur. Bu sürede Güneş Belgelendirmenin her türlü hakkı mahfuzdur. Askı süresince belge, marka ve logo kullanımını durdurmayan adaylar hakkında yasal işlem uygulanır.
  • Güneş Belgelendirme belgenin askıya alınmasına dair bilgileri web sitesi, Güneş Belgelendirme Yayınlarında ve günlük gazetelerde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir.
  • Belgenin askıya alınması durumunda, adaya bilgi verilir ve belgenin askıya alınmasına konu olan uygunsuzlukları düzeltmesi istenir. Adayın uygunsuzlukların düzeltmesi için verilecek süre uygunsuzluğun durumuna göre Karar Verici tarafından belirlenir. Aday tarafından belgenin askıya alınmasına konu olan uygunsuzluklar giderilirse askıya alma işlemi sonlandırılır. Aday tarafından belgenin askıya alınmasına konu olan uygunsuzluklar belirlenen süre sonuna kadar giderilmezse Karar Verici kararı ile belge geri çekilerek adaya bildirilir. Gözetim için gerekli belgelerin sunulmaması nedeniyle belgenin askıya alınması durumunda, en az gerekli kanıtları sunana kadar en fazla belge geçerlilik süresi sonuna kadar belge askıya alınır.
  • Belgenin askıya alınması ile ilgili adaylar her türlü bilgi alma, itiraz ve şikâyet hakları vardır. Tüm itiraz ve şikâyetlerde PRS 03 – İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre işlem yapılır.
  • Belgenin askıya alınması işlemlerinde herhangi bir eksiklik veya aksaklık tespit edilmesi durumunda PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürünegöre işlem yapılır.

• Belgenin Geri Çekilmesi ve İptal EdilmesiAşağıda belirtilen durumlardan herhangi birinin tespit edilmesi durumunda belge geri çekilir:
  • Adaya düzenlenen belgenin başka kişilerce kullanılması,
  • Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,
  • Belge ile başka kişi ve kuruluşlara menfaat sağlanması
  • Belge verilen kişinin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması
  • Askı alınmasına neden olan uygunsuzluğun belirlenen süre içerisinde düzeltilmemesi,
  • Marka ve Logonun kasıtlı olarak hatalı kullanılması,
  • Başkasının yerine sınava girme veya sahte belge sunma durumunun tespit edilmesi,
• Kişinin belgelendirme programında belirtilmiş süre kadar belgelendirilen konuda işine ara vermesi veya yeterlilik şartlarını kaybetmesi,
• Belgelendirme programları veya ulusal yeterliliklerde belge kapsamı ile ilgili değişiklik olması ve adayın belirtilen yeni şartları yerine getirememesi,
• Adayın değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri kasten zamanında kuruluşa iletmemesi,
• Adayın Belgenin Kullanımı Sözleşmesi hükümlerine kasten uymaması veya PRS 10 – Tarafsızlığın Yönetimi Prosedürüne aykırı hareket etmesi,
• Belgenin geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması
• Adayın kendi isteğini yazılı olarak bildirmesi,
• Yapılan denetimler sonucunda adayın başarılı olduğu sınavın iptal edilmesi,
• Adayın belge, marka ve logonun kullanımı ile ilgili şikâyet olması ve yapılan değerlendirme sonucunda şikâyetin haklı bulunması.
  • Belgenin geri çekilmesini gerektiren durum oluştuğunda Personel Belgelendirme Müdürü veya Personel Belgelendirme Asistanı tarafından aday aranarak durum hakkında bilgi alınır. Adayla yapılan görüşme sonucunda da belgenin geri çekilmesini gerektirecek durumun varlığı teyit edildikten sonra adaya bilgi verilir ve belge geri çekilir.  Belgenin geri çekilmesi durumu sebepleri ile beraber adaya yazılı olarak bildirilir, en geç 15 gün içerisinde belgesini ve varsa eklerini iade etmesi, marka ve logo kullanımını durdurması istenir. Aday tarafından iade edilen belge ve ekleri iptal edilir. FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi feshedilir.
  • Belgeyi ve eklerini 15 gün içerisinde teslim etmeyen, marka ve logo kullanımını durdurmayan kişiler hakkında hukuki işlemler başlatılır.
  • Belgenin geri çekilmesine sebep olan durumun özelliğine göre yasal yollara başvurulur.
  • Aday ile yapılan görüşme sonrasında belgenin geri çekilmesini gerektiren durumun varlığı teyit edilemiyorsa adaydan yazılı bir savunma istenir ve gerekirse 15 gün tolerans süresi tanınır. Eğer bu tolerans süresinde belgelendirilmiş personelden bir geri bildirim olmazsa belge geri çekilir ve adaya yazılı olarak bildirilir. Verilen tolerans süresinde aday Güneş Belgelendirmeye başvurarak geçerli sebeplerini ve kanıtlarını sunarsa, bu durum Karar Verici tarafından değerlendirilir.
  • Belgenin geri çekilmesi ve iptal edilmesi kararları Karar Verici tarafından verilir. Diğer işlemler Personel Belgelendirme Asistanı ve Personel Belgelendirme Müdürü tarafından takip edilir.
  • Belgenin geri çekilmesi ve iptal edilmesi işlemleri ile ilgili adayların her türlü bilgi alma, itiraz ve şikâyet hakları vardır.
  • Belgesi iptal edilen kişiye 2 yıl süre ile tekrar belge verilmez. Durum MYK’ ya bildirilir.
• İLGİLİ DOKÜMAN
• PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• PRS 03 – İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü
• PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü
• PRS 05 – Belgelendirme Prosedürü
• PRS 10 – Tarafsızlığın Yönetimi Prosedürü
• FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi
• FRM 004-A – Belgelendirme Karar Formu
• FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu                                                             

• REVİZYON

Revizyon No	Revizyon Tarihi	Revizyon Konusu
01	20.01.2019	Yetkilendirilme kriterleri uygulama Rehberine uygun olarak gerekli düzenlemeler yapıldı.
02	29.06.2020	15.04.2020 tarih ve 2020 / 48 sayılı kararı ile MYK Belgesi Gözetim ve Belge Yenileme Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslara Göre yeniden düzenlenmiştir.
03	20.03.2021	Öztürk Azak Belgelendirme Firmasının Güneş Belgelendirme ve Eğitim Kurumlarına Devredilmesi
04	14.04.2022	Belgenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamın daraltılması gibi adayın mesleki yeterliliğini ilgilendiren süreçler için Karar Vericinin yetkilendirilmesi hakkında düzenleme yapılmıştır.
05	30.11.2023	Belgenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamın Daraltılması FRM 04-A VE FRM 04-B olarak bölünmüş FRM 04-B Belgenin askıya alınması, askıya alınma işleminin sonlandırılması, kapsamının değiştirilmesi, geri çekilmesi ve iptal edilmesi bölümlerine yer verilmektedir.