BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı Güneş Belgelendirme ve Eğitim Kurumlarında yürütülen personel belgelendirme faaliyetlerine ilişkin temel kuralların belirlenmesidir.

• KAPSAM

Bu prosedür, Güneş Belgelendirme ve Eğitim Kurumları içindeki belgelendirme başvurusu, belgelendirme kararının verilmesi, belgenin teslim edilmesi, gözetimi, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi, birim birleştirilmesi veya daraltılması, iptal edilmesi ve yeniden belgelendirme faaliyetlerindeki süreçlerini kapsar.

Bu prosedür, TS EN ISO/IEC 17024 standardı, TÜRKAK ve MYK mevzuatına dayanılarak hazırlanmıştır.

• TANIMLAR

Bu prosedür için Kalite El Kitabında belirtilen terimler, tarifler ve kısaltmalar geçerlidir.

• SORUMLULAR
  • Bu prosedürün oluşturulması, güncel halde bulundurulması ve dağıtımından Kalite Yönetim Temsilcisi; yeterlilik açısından onaylanmasından Genel Müdür, uygulanmasından Genel Müdür, Personel Belgelendirme Müdürü ve Personel Belgelendirme Asistanı sorumludur.
• UYGULAMA
  • Genel Hususlar
    • Güneş Belgelendirmeye, yetki kapsamı dahilinde olan yeterliliklerden belgelendirilmek, daha önceden aldığı belgesine birim ekletmek veya birim birleştirmek, belgesini yenilemek, belgesi geçerliliğini kaybettiği için yeniden belgelendirilmek isteyen kişiler başvuruda bulunurlar.
    • Başvuru sırasında, belgelendirme programına (Ulusal Yeterlilik) uygun olarak belgelendirme prosesinin genel bir açıklaması, belgelendirme şartları ve kapsamını, değerlendirme prosesinin açıklanmasını, başvuru sahibinin haklarını, belgelendirilmiş kişinin görevlerini ve ücretleri içeren tanıtım materyalleri hazır bulundurulur.
    • Tanıtım ve açıklayıcı materyallerin yanında, başvuruyu alan görevli tarafından başvuru yapan kişiye, ücretlendirme, belgelendirme süreçleri, sahip olduğu haklar ve uymaları gereken kurallar hakkında bilgilendirme yapılır.
    • Güneş Belgelendirmede yürütülen çalışmalarda hiç kimseye yaş, din, dil, ırk, cinsiyet vb. ayrımı yapılmaz, herhangi bir kişi veya gruba diğerlerinden ayrıcalıklı avantaj veya dezavantaj sağlanmaz. Hiç kimsenin sunulan hizmetler ile ölçme ve değerlendirilme imkânlarına erişimi engellenmez. Personelimiz, başvuru sahipleri, adaylarımız, belgelendirdiğimiz ve hizmet sunduğumuz tüm kişilere karşı, eşit, adil, tarafsız bir şekilde davranılır.
    • Başvurular aşırı mali şartlar veya bir birlik veya gruba üye olunması gibi diğer sınırlayıcı şartlara dayandırılarak kısıtlanmaz; başvuru sahibi ve adayların erişimini haksız olarak zorlaştırıcı ve engelleyici prosedürler takip edilmez.
    • Başvuru için gerekli her türlü bilgi, açıklama ve başvuru formu web sayfasında da yayınlanır.
    • Başvuruların alınması için bir görevli, haftanın 6 günü, mesai saatleri içerisinde hazır bulundurulur.
    • Aday irtibat kişisi olarak Personel Belgelendirme Asistanı ve Personel Belgelendirme Müdürü görev yapar.
    • Güneş Belgelendirme, başvuru sahipleri ve adayların erişimini haksız olarak zorlaştırıcı veya engelleyici prosedürler takip etmez.
    • Güneş Belgelendirme; başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişilere ilişkin olarak tarafsız davranır.
    • Güneş Belgelendirmede, kişileri belgelendirme politika ve prosedürleri; tüm başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişiler arasında adil uygulanır.
    • Web sayfası üzerinden yapılan başvurular ile başvuru formunun doldurulup Güneş Belgelendirmeye gönderilmesi şeklinde yapılan başvurular da değerlendirmeye alınır. Bu şekilde yapılan başvurularda aday telefonla aranarak başvurusu doğrulanır.
    • Adayın çalıştığı işyeri tarafından yapılan toplu başvurular da değerlendirilmeye alınır. Bu şekilde yapılan başvurular toplu yapılsa da bireysel olarak değerlendirilir ve adaylar telefonla aranarak başvuruları doğrulanır.
    • Başvurular, FRM 092-A – Aday Belgelendirme Başvuru Formu ile alınır. Başvuruların kullanılan yazılım üzerinden alınması sırasında FRM 092-B – Aday Belgelendirme Başvuru Formu kullanılır.
    • Başvuru formunda aşağıdaki bilgiler bulunur ve Güneş Belgelendirme bu bilgilerin verilmesini ve başvuru formunun yasal mevzuatın izin verdiği ölçüde elektronik imza veya ıslak imza ile imzalanmasını şart koşar: 
    • MYK tarafından istenen aday bildirim listesinde yer alan T.C. Kimlik No/ Pasaport No, uyruk, adı, soyadı, doğum tarihi, cinsiyeti, eğitimi, çalışma durumu, e-mail, telefon, teşvikten/hibeden yararlanma talebi IBAN numarası, hesap sahibinin adı,
    • Belgelendirme programının (Ulusal Yeterliliğin) şart koştuğu diğer bilgiler,
    • Başvuru türü (ilk başvuru, belge yenileme, birim ekleme-birleştirme, yeniden belgelendirme vb.)
    • İstenen belgelendirme kapsamı, (Ulusal Yeterlilik ve birim bilgileri)
    • Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uyacağına ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi vereceğine dair bir beyan ve taahhüt,
    • Belgelendirme programının ön şartlarına uygunluğu objektif olarak kanıtlayacak her türlü destekleyici belge
    • Makul olmak kaydıyla özel ihtiyaçlarının yerine getirilmesi talebi ile ilgili beyan bilgisi,
    • Başvuru formunda, ulusal yeterlilik ve yeterlilik birimlerinin adı, kodu ve revizyon numaraları vb. bilgileri bulunur. 
    • Başvuru formu, ulusal yeterlilikler, alt birimleri (A, An, B1, Bn) ve sınav türünü (Teorik/Sözlü, Performans) seçim yapabilmeye imkân verecek şekilde tasarlanır.
    • Kullanılan yazılım üzerinden yapılan başvurularda adayın seçim yapacağı bölümler yazılım üzerinde bulunduğu için baskısı alınmış başvuru formlarında bu bölümler seçilmiş olarak gelir ve diğer seçenekler görülmez (FRM 092-B – Aday Belgelendirme Başvuru Formu)
    • Başvuru formunda adayın özel durumları, okuma yazma problemi, engelli olma, özel istek ve ihtiyacı vb. gibi durumları belirtilir.
    • Başvuru sırasında, başvuru formu, başvuru ücretinin tahsil edildiğine ilişkin kanıt, resmi geçerli kimlik, varsa ilgili Belgelendirme Programında (Ulusal Yeterlilik) belirtilen sınav giriş şartına ilişkin belgeler talep edilir.  
    • Başvuru formunda bulunan, başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uyacağına, değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi ve belgeyi vereceğine, tarafsızlık, gizlilik ve sınav kurallarına uyacağına, hileli sınav teşebbüsünde bulunmayacağına vb. dair taahhüdünü içeren bölüm, başvuru sahibi tarafından okunur ve ıslak imza ile imzalanır. Yasaların izin verdiği şekilde yapılan elektronik imzalar da kabul edilir. İlgili taahhüdü kabul etmeyen kişilerin başvuruları ile ıslak imzalı veya yasalara uygun elektronik imzalı olmayan başvurular değerlendirilmeye alınmaz.
    • Yanlış veya eksik bilgi ve belge bulunan, belgelerinin sahte olduğu anlaşılan başvurular kabul edilmez.
    • Başvurusu alınan kişinin FRM 092-A/B – Aday Belgelendirme Başvuru Formunda yer alan; “Başvuru Sahibinin Taahhüdü” bölümü ile kişisel verilerinin kullanılması için açık rızaları alınır.
    • Başvurular Personel Belgelendirme Asistanı tarafından alınır ve incelenir. Ofis dışında başvuru alınması gerektiği durumlarda Personel Belgelendirme Asistanının bilgi ve irtibatı dahilinde Sınav Değerlendirici, Gözetmen vb. diğer personeller tarafından da başvurular alınabilir ancak bu tür başvuruların inceleme işlemleri Personel Belgelendirme Asistanı tarafından yapılır.
    • Başvuru sahibinin çalıştığı iş ve çalışma süresi incelenir, adayın çalıştığı meslekten farklı bir meslekten başvuru yaptığı anlaşılır ise aday bilgilendirilir. Adayın yaptığı iş ile başvurduğu yeterlilik hakkında gerekiyorsa Karar Verici veya Sınav Değerlendirici olan teknik personelden yardım alınabilir.
    • Adayın daha önce almış olduğu belgeler ve teşvikler sorulur. Birim birleştirmesi durumu incelenir.
    • Adaya, kuruluşumuzda görevli kişilerin daha önceden adayın eğitimlerinde görev alıp almadıkları, akrabalık ya da ast üst ilişkileri olup olmadığı sorulur, var ise PRS 10 – Tarafsızlık, Gizlilik ve Güvenlik Prosedürüne göre gerekli tedbir alınır.
    • Başvuru Sahibinin belgelendirilmek istediği Yeterlilik, “5544 sayılı Meslekî Yeterlilik Kurumu Kanunu Kapsamında, Yetkilendirilmiş Sınav ve Belgelendirme Kuruluşlarının Gerçekleştireceği Sınavlarda Başarılı Olan Kişilerin Sınav Ücretlerinin İşsizlik Sigortası Fonundan Karşılanması Hakkındaki Bakanlar Kurulu Kararı” veya Sınav Ücretlerinin AB Fonundan Karşılanması ya da diğer teşvik kapsamında  ise; aday başarılı olduğu takdirde sınav ücretinin ilgili kararda belirtilen miktarı kadarını geri alma hakkının olduğu bildirilir. 
    • Başvurunun alınması sırasında Başvuru sahibinin, varsa teşviklerden yararlanmak isteyip istemediği sorulur ve şartları adaya bildirilir. İlgili seçeneği işaretlemesi istenir.
    • Teşviklerden yararlanma iş ve işlemleri Mesleki Yeterlilik Kurumu mevzuatına göre yürütülür.
    • Teşvik kapsamında olmayan ya da daha önce teşvikten yararlandığı için belge masraf karşılığı İşsizlik Fonundan karşılanmayacak adayların belge almaya hak kazanması halinde; belge ücreti, sınav ücretinden ayrı olarak tahsil edilir. Belge masraf karşılığı ücretini ödemeyen adayların belgelendirmesi yapılmaz. Bu durum başvuru sırasında Başvuru Sahibine bildirilir. Belge masraf karşılığı ücretleri, kuruluşun muhasebe sistemine girilmeden, MYK’nın ilgili hesabına belge masraf karşılığı olarak yatırılır.
    • Adayın, girdiği ilk sınavda başarısız olması halinde, başarısız olduğu yeterlilik birimleri ve sınav türleri için ilk sınav tarihinden itibaren 1 yıl içerisinde 2 defa daha herhangi bir ücret ödemeden sınava girme hakkı verilir. Bu durum başvuru sırasında başvuru sahibine bildirilir.
    • Adaylara başvuru tarihinden itibaren 60 gün içerisinde sınav açılmaz ise sınav ücreti geri ödenir.
    • Aday, sınav yapılmadan sınav ücretini geri talep edebilir. Yapılan sınava kendisinden kaynaklanan nedenlerle katılmayan adaylara sınav ücretleri geri ödenmez.
    • Bireysel başvurularda, Genel Müdür ve Personel Belgelendirme Müdürü tarafından, sınav yerinin uzaklığı; sınav, yol, konaklama masrafları vb. durumlar da dikkate alınarak değerlendirme yapılır ve başvuru sayısı belirlenen sayıya ulaşınca sınav planlaması yapılır. Başvurusu onaylanan aday sayısı 60 gün içerisinde değerlendirmede belirlenen sayıya ulaşmaması veya 60 gün içerisinde sınav planlaması yapılmaması halinde adaylar sınav ücretlerini geri talep edebilir ve sınav ücretleri iade edilir. Bu durum başvuru sırasında başvuru sahibine bildirilir. İptal edilen sınavın yerine 60 gün içerisinde yeniden sınav planlanmaz ise adayın ücretleri iade edilir.
    • Başvuru sahibine sınavlardan başarılı olup, belge almaya hak kazanması durumunda, belgenin tesliminin nasıl yapılacağı sorulur. Belgesinin başvuru formunda belirttiği adrese gönderilmesini isteyen adaylara; kargo ücreti ve belgelerinin ellerine ulaşıp ulaşmamasından kendilerinin sorumlu olacağı söylenir.
    • Daha önce, TÜRKAK’tan akredite olmuş ve MYK tarafından yetkilendirilmiş başka belgelendirme kuruluşlarına başvurmuş, sınavlara katılmış ve bazı birimlerden başarılı olmuş başvuru sahiplerinin ilgili birimlerden başarılı olup olmadığı MYK portalından doğrulanır. Başarılı olan kişilerin başvuruları, başvuru yapılan yeterlilikte belirtilen sınavların ve birimlerin geçerlilik süreleri dikkate alınarak değerlendirmeye alınır. Uygun bulunduğu takdirde birim birleştirmesi yapılabilir.  Bu durumdaki adaylar, başvurusu onaylandığı takdirde sadece başvuruda bulundukları birimlerden sınava alınır. Aday, birim başarılarının geçerlilik süresi içerisinde, aynı birimin bulunduğu başka Ulusal Yeterliliklerden belgelendirilmek ister ise, durumun ilgili belgelendirme programına (Ulusal Yeterlilik) uygun olması halinde başarılı olduğu birimlerden muaf tutulur. Bu durumdaki adayların diğer işlemleri normal başvuru yapan adaylarla aynı şekilde devam ettirilir.
    • Başvuruda bulunan adaylar ile hak ve yükümlülüklerini, ücretler ile ilgili durumları, belgelendirme ve belge, marka ve logo kullanımı ile ilgili vb. hususları içeren FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi imzalanır. Başvuru sırasında adayın hukuki geçerliliği olan FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesini imzalaması istenir.
    • Başvurunun alınması sırasında düzenlenen FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi, aday belgelendirmeye hak kazandığı zaman yürürlüğe girer. Bu durum başvuru sırasında adaya bildirilir.
    • FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi başvuru sırasındabir nüsha düzenlenir. Adayın belge almaya hak kazanması durumunda, ikinci nüshası düzenlenerek onaylanmış şekilde, belgesi ile birlikte adaya gönderilir.
    • Web sayfası üzerinden yapılan, adayın çalıştığı işyeri tarafından yapılan toplu başvuru vb. uzaktan yapılan başvurularda: başvuru ücretinin tahsil edildiğine ilişkin kanıt, resmi geçerli kimlik ve varsa ilgili Belgelendirme Programında belirtilen sınava giriş şartlarına ilişkin belgelerin eksiksiz olması şartı ile sınav yerinin uzaklığına göre, FRM 092-A/B – Aday Belgelendirme Başvuru Formu ve FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesini adayın ıslak imza ile imzalaması için; Sınav Değerlendirici aracılığı ile sınav yerine gönderilir. Sınav saatinden önce adayın FRM 092-A/B – Aday Belgelendirme Başvuru Formu ve FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesini ıslak imza ile imzalaması sağlanır. Sınav saatinden önce FRM 092-A/B – Aday Belgelendirme Başvuru Formu ve FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesini imzalamayan adayların başvuruları iptal edilir ve sınav planından çıkarılır.
    • Başvuru formları, sözleşme ve beyanlarda yasaların izin verdiği ölçüde, elektronik imza dâhil diğer yöntemler de kabul edilir.
    • Güneş Belgelendirmede FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesiniimzalamaya Genel Müdür veya Belgelendirme Müdürü Yetkilidir.
    • FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesinde;
• Adayın Tüketici Hakları Mevzuatı, MYK Mevzuatı ve Güneş Belgelendirme prosedürlerinden kaynaklanan hakları ve yükümlülükleri açıkça belirtilir.
• Başvuru alındıktan sonra sınavın ne kadar süre içerisinde gerçekleştirileceği, teşviklere ilişkin kurallar, ücretsiz sınav hakkı, birim birleştirme, sınav ücretinin geri ödenmesi vb. durumlar tanımlanır.
• Başvuru formunda verilen bilgilerin doğru olduğu ve değişiklik olması halinde adayın kuruluşu belirli sürede bilgilendireceği belirtilir.
• Adayların, gizliliği olan sınav gereçlerini üçüncü kişilere vermeyeceklerine ve hileli sınav teşebbüslerine katılmayacaklarına dair taahhütleri, tarafsızlık, gizlilik ve güvenliğin sağlanması, sınavın geçerlilik ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili yükümlülükleri, belgelendirme şartlarını yerine getirmeye devam etme kapasitesini etkileyebilecek durumları kuruluşa gecikmeksizin bildirmesinin şart koşulması ile ilgili yükümlülükleri belirtilir.
• Gerçekleştirilen dış denetimlerle veya Karar Vericiler tarafından karar aşamasında sınavların uygun yapılmadığının tespit edilmesi halinde sınavların iptal edilebileceği ve iptal edilen sınavların telafi yöntemi ve süresi belirtilir. 
• Sınavların kamera ile kayıt altına alınacağı, görüntülerin ve kişisel bilgilerin istendiğinde ilgili makamlara iletileceği bunun dışında kişinin izni olmadan kullanılmayacağı açıkça ifade edilir.
• Yeni Tip Koronavirüs ve diğer salgın hastalıklarla ilgili alınan önlemler ve adayların yükümlülükleri belirtilir.

• Belgelendirme Başvurusu Belgelendirme kuruluşumuz, başvuru için Belgelendirme programına uygun olarak belgelendirme şartlarını, başvuru sahibinin haklarını, Belgelendirilmiş kişinin görevlerini, belgelendirme ücretlerini, web sitemizde erişilebilir hale getirmiştir.Adaylar başvurularını, adil ve tarafsız bir şekilde yapabilmeleri için firmamızın web sayfasında ve ofisimizde bulunan Başvuru Formunun başvuru sahipleri tarafından doldurup imzalamasıyla oluşur. Ancak web sayfası üzerinden doldurulan Başvuru Formu, yine ıslak imzalı olarak elden, kargo veya PTT ile Güneş Belgelendirme ve Eğitim Kurumlarına teslim edilmesi halinde işleme alınır.

Belgelendirme Başvuru Formu ile Birlikte;

1. Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,
2. Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren Banka dekontu. (Gerekirse)
3. Adayın Banka IBAN Numarası. (Gerekirse)

Personel Belgelendirme Müdürü, adayların başvuru formunu ve diğer evraklarını PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza eder.

• Başvuru Kontrolü ve Değerlendirilmesi Personel Belgelendirme Müdürü tarafından adaylar hakkındaki başvuru formları 2 gün içinde incelenerek değerlendirme yapılır. Başvuru formunda veya kanıtlarda eksiklik olması durumunda adaylardan talep edilir.Personel Belgelendirme Müdürü, yapılan değerlendirmenin sonunda adayların uygun olup olmadığına karar verir. Uygun olanların başvuru formunu onaylar ve adaylara sınavdan 2 gün önce SMS veya telefonla bildirir.Belgelendirme kuruluşları başvuru esnasında adayların daha önce sınava katılıp katılmadığını ve geçerlilik süresi devam eden birim başarıları olup olmadığını sorgulaması gerekmektedir. Uygun olan adayların listesi sınavdan en geç 2 gün önce MYK portalına yüklenir.Başvurular değerlendirildikten sonra, adaylarla imzalanacak olan FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi hazırlanır. Bu sözleşmede tarafların mali yükümlülükleri ve gizlilik yükümlülükleri belirtilmiştir. Personel Belgelendirme Müdürü, İki nüsha şeklinde düzenlenen sözleşmeyi Genel Müdüre iletir. Genel Müdür sözleşmeyi inceler. İki nüsha halinde imzalanan FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesinin biri, Güneş Belgelendirme ve Eğitim kurumların da kalır. Sözleşmenin 2. nüshası, adayın belgesinin teslimi anında adaya verilir. Belge almaya hak kazanamayan adayların sözleşmeleri geçersiz sayılır. Sözleşmeler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır. Aday başvurusunun alınması, değerlendirilmesi, onaylanması, adayların bilgilendirilmesi, bu konularda görevli kişiler ve süreler belirlenmiş ve dokümante edilmiş olmalıdır. Başvuruları uygun bulunan adaylarla kuruluş arasında; adayların ve kuruluşun karşılıklı hak ve yükümlülüklerini içeren bir sözleşme/taahhütname hazırlanır. Sözleşmede “Belge almaya hak kazanmaları halinde belge kullanım sözleşmesinin geçerli olacağı” ibaresi yer alır.İlk sınav ücretini ödeyen adaylar teşvik kapsamında sınava girmişler ise kalmaları durumunda iki sınava daha ücret ödemeden katılabilirler.Başvuru formunda verilen bilgilerin doğru olduğu ve değişiklik olması halinde adayın kuruluşu belirli sürede bilgilendireceği sözleşmede yer alır. Adayların, gizliliği olan sınav gereçlerini paylaşmayacaklarına ve hileli sınav teşebbüslerine katılmayacaklarına dair taahhütleri yer alır.Gerçekleştirilen dış denetimlerde sınavların uygun yapılmadığının tespitinin halinde sınavların iptal edilmesi durumunda iptal edilen sınavlar, sınavların türüne göre yeniden planlanır.Başvuru formunda sınavların kamera ile kayıt altına alınacağı, görüntülerin ve kişisel bilgilerin istendiğinde ilgili makamlara iletileceği bunun dışında kişinin izni olmadan kullanılmayacağı açıkça ifade edilmelidir.Başvuru sahibinin sınav sürecine yönelik özel ihtiyaçları, ilgili ulusal yeterlilik kapsamı göz önünde bulundurularak değerlendirilmeli ve mümkün olan ihtiyaçlar ölçme ve değerlendirmenin geçerliliğini ve güvenilirliğini bozmayacak şekilde karşılanmalıdır.

• Diğer Hususlar
  • Fiziksel engeli veya özel durumu olan (okuma yazma bilmeme vs.) adayların istek ve beklentileri mümkün olduğunca karşılanmaya çalışılır. Sınav salonlarının fiziksel engeli olan adayların erişimine uygun olması için gerekli tedbirler alınır.
  • Okuma yazma bilmeyen adaylar tek başına sınava alınır ve sınav soruları Sınav Değerlendirici tarafından okunur, adayın cevabı kamera önünde işaretlenir.
  • Tek başına sınava alınan adayların diğer adayları görüp, sınav içeriği hakkında bilgi alışverişi yapmasını engelleyici tedbirler alınır.
  • Okuma yazma bilmeyen ve tercüman desteği gereken adayların sınav süreleri %25 oranında uzatılabilir.
  • Adayla ilgili alınacak tedbirler, ölçme ve değerlendirmenin geçerliliğini ve güvenilirliğini bozmayacak; kişiye haksız avantaj sağlamayacak şekilde uygulanır.
  • Adayların, işitme cihazı, protez vb. satın alınması gereken bir istekte bulunmaları halinde, satın alım ya da kiralama işlemi yapılmadan önce ile ilgili aday ile iletişime geçilerek taahhüdü alınır.  İlgili cihaz, protez vb. kullanımına ilişkin bedel adaydan tahsil edilir.
  • Türkçe dil problemi olan adaylar için, istemeleri durumunda yeminli tercüman görevlendirilir. Yeminli tercümanlık hizmet bedeli konusunda adayın taahhüdü olmadan tercüman görevlendirilmez. Tercümanlık masrafları ve varsa diğer masraflar adaydan tahsil edilir.
  • Konuşma ya da işitme engelli olan adaylar için, sınavın içeriğine göre gerekli ise, adayların istemeleri durumunda Yeminli İşaret Dili Tercümanı görevlendirilir. Yeminli işaret dili tercümanlık hizmet bedeli konusunda adayın taahhüdü olmadan tercüman görevlendirilmez. Tercümanlık Masrafları ve varsa diğer masraflar adaydan tahsil edilir.
  • Taahhüt ettiği halde işitme cihazı, protez, tercümanlık vb. ek hizmetlerin bedellerini ödemeyenlerin belgelendirmesi yapılmaz.
  • Yeminli Tercüman görevlendirilmesi durumunda, görevlendirilecek tercümandan: yeminli tercüman olduğuna dair belge, mezuniyet belgesi, kimlik fotokopisi ve FRM 005 – Personel Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalaması istenir. Tarafsızlığın, gizliliğin ve güvenliğin sağlanması ile ilgili maddeleri de içeren bir sözleşme hazırlanarak tercüman ve Genel Müdür tarafından imzalanır. Tercüman görevlendirme durumu sınavdan önce MYK’ya bildirilir.
  • Belge kapsamının genişletilmesi maksadıyla yapılan başvurularda başvurunun alınması ve değerlendirilmesi süreçleri, normal başvuruda olduğu şekliyle yürütülür.
  • Yeniden Belgelendirme başvurularında, ilgili belgelendirme programlarına (Ulusal Yeterlilik) göre değerlendirme yapılır; diğer süreçleri, normal başvuru ve belgelendirme süreçlerindeki şekliyle yürütülür.
  • Adayın her türlü bilgi isteme, itiraz, şikâyet ve öneri hakkı vardır. Bu hak, başvuru esnasında adaya bildirilir. Yapılan itiraz ve şikâyetler PRS 03 – İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre değerlendirilir.
  • Başvurularla ilgili karşılaşılan her türlü uygunsuzluklarda PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre işlem yapılır.

• Kuruluşun Ücretlendirme SistemiKuruluş ücretlendirme politikası maliyet analizine dayalı olarak kurum gerekliliklerini karşılayacak şekilde oluşturulur. Şeffaf olarak ilan edilir. Tüm başvuru sahiplerine eşit şartlarda uygulanır.Kuruluş sınav ve belgelendirme faaliyetlerine ilişkin sabit, değişken ve malzeme maliyet analizini sınav senaryolarına göre örneklendirerek hesaplar. Kâr oranlarını tespit ücret politikasını belirler.Belirlenen ücret tarifesi aynı alanda belgelendirme yapan diğer kuruluşların belirlediği sınav ücretinin çok üzerinde veya altında belirlenmez.Uygulanacak ücret tarifesi KDV dâhil olarak, genel şartlar, indirim oranları ve özel durumlar tüm başvuru sahipleri için açık ve anlaşılır şekilde yayımlanır, herkese eşit olarak uygulanır ve ilan edilen ücretler dışında başka ücret talep edilmez.Ücretler ulusal yeterlilik, yeterlilik birimi ve sınav türü bazlı olarak ayrılarak ilan edilir. Belge masraf karşılıkları sınav ücretinden bağımsız olarak kurum adına emaneten (gelir kaydedilmeden ve vergilendirilmeden) tahsil edilir. Yeniden belge basımı ve belge yenileme bedeli (sınavlı ve sınavsız) ve şartları ilan edilir.  Gezici sınav biriminde yapılan sınavların varsa şartları ve sınav organizasyon bedelleri ilan edilir.Sınavlar boyunca kullanılacak her türlü kaynak (insan kaynağı, teknik fiziki kaynaklar, malzeme ve sınav gereçleri) sınav ücretine dâhil olmalı ve maliyetleri kuruluş tarafından karşılanır.Talep olması durumunda; 10 ile 14 arası aday başvurusu için %10 (KDV dâhil), 15 ile 19 arası aday başvurusu için %15 oranında (KDV dâhil), 20 ile 24 arası aday başvurusu için %20 oranında (KDV dâhil), 25 ve üzeri aday başvurusu için %25 oranında (KDV dâhil) indirim uygulanır. *11UY0012-3/03 Betonarme Demircisi ve 12UY0051-3/01 Seramik Karo Kaplamacısı yeterliliklerinde indirim uygulanmaz.

• Sınavların Planlanması ve GerçekleştirilmesiSınavların tarihi ve yerinin belirlenmesi, adaylara ve sınav görevlilerine duyurulmasına ve yapılacak hazırlıklara ilişkin ayrıntılı süreçler Belgelendirme Müdürü tarafından yürütülür. Sınavlar için değerlendiricilerin, gözetmenlerin, iç doğrulayıcıların atanması, gerekli sınav gereçlerinin ve kaynakların tahsisi, sınav mekânlarının kontrolü, bilgilendirmeler vb. işlemlerin eksiksiz yapılmasını sağlayacak bir uygulama ve kontrol Personel Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır. Sınavların Planlanması, Güneş Belgelendirme ve Eğitim Kurumları yetkin personeli tarafından önceden ilan edilmiş olan sınav takvimine uygun olarak sınava bir hafta kalıncaya kadar sınav başvurularını alır. Sınav organizasyonunu yürütmek üzere Sınav Değerlendiricileri görevlendirilir. Sınavlar, PRS 08 – Sınav Yapma Prosedürüne göre Sınav Değerlendiriciler tarafından yapılır. Sınavda görev alan Sınav Değerlendiricinin desteklenmesi, sınavın lojistik organizasyonu için ihtiyaç halinde gözetmen de atanabilir. Sınavların planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilip ölçülmesi Sınav Prosedüründe detaylandırılmıştır. Soru bankasının oluşturulması ilgili Mesleki Yeterlilik Kurumu Ulusal Yeterliliğin öğrenme çıktılarını sorgulanmasını mümkün kılacak şekilde oluşturulmuştur. Sorular, Soru Hazırlayıcılar tarafından hazırlanmıştır.Sınavlarda Program Komisyonu tarafından onaylanmış olan sorular sorulur. Ücret ödemeksizin sınava girecek adaya ispatlanabilir yöntemle (taahhütlü posta, iletildi onayı alınan SMS, okundu mesajı alınacak şekilde e-posta vb.) bildirilir. Adayın yapılan bu bildirime olumsuz dönüş yapmamasına rağmen sınava katılmaması halinde 1 (Bir) ücretsiz sınav hakkının yanacağı da bildirimde açıkça belirtilmelidir.Sınav evraklarının ve sınav gereçlerinin teslimatı ve güvenliği ile ilgili yerlere iletilmesine ilişkin işlemler yayımlanmış kurallar çerçevesinde yürütülür. (Sınav Değerlendiriciye teslimi, Sınav Değerlendiricilerin bu evraklarını güvenliğini sağlaması, sınav bitiminde adayların cevap kâğıtlarının ve değerlendirme formlarının ve performansa dayalı sınav çıktılarının “ör: kaynak yapılan parça” teslim alınması, güvenliğinin sağlanması ve kuruluşa iletilmesi ile ilgili işlemler.)                                          Sınavlar, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun bir şekilde sesli ve görüntülü olarak kayıt altına alınır ve en az 12 ay saklanır.Daha sonra izlemeye uygun kalitede rehberlere uygun oluşturulan sesli ve görüntülü kayıtlar sınav ID’leri ve tarihleri ile ilişkilendirilerek sınıflandırılır ve bütünlüğü bozulmadan saklanarak her türlü riske karşı güvenlik ve yedekleme tedbirleri alınır.

• Ölçme ve DeğerlendirmeÖlçme ve değerlendirme faaliyetlerinin etkin ve güvenilir bir şekilde yürütülmesine yönelik hazırlıklar planlanır ve gerçekleştirilir.Aynı yeterlilik için yapılan ardışık sınavlarda (aynı mekânda arka arkaya yapılan grupların sınavları veya aynı kişiye uygulanan tekrar sınavları) aynı soru setlerinin seçilmemesine ilişkin önlemler alınır. Tarafsızlığı bozmayacak şekilde belli sayıda kişiye uygulanan indirim miktarları aynı ve %20’yi geçmemektedir. Ölçme ve değerlendirme süreci ulusal yeterliliklere uygun şekilde tasarlanır ve ilgili rehberlere uygun bir şekilde gerçekleştirilir.Ölçme ve değerlendirme süreci başlamadan hemen önce yapılması gerekenler ve sınav süresince işletilecek sınav kuralları kurum tarafından yayımlanmış rehberlere uygun olarak yapılır. (Sınav görevlilerinin kendilerini kameraya tanıtımı, adayların bilgilendirilmesi, aday kimlik kontrolleri vb.)  Ölçme ve değerlendirme süreci teknik olarak ilgili ulusal yeterliliklere, kural ve düzen olarak ilgili rehberlere uygun olarak gerçekleştirilir.

• Belgelendirme KararıBelgelendirme kararları belgelendirme prosesi boyunca toplanan bilgiler esas alınarak verilir.Belgenin verilmesi, sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamın genişletilmesi veya daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi, kararı sadece Güneş Belgelendirmeye aittir. Belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi kararlarında dış kaynak kullanılmaz.Belgelendirme kararı, belgelendirme programının şartları ile belirgin olarak ilişkili konularla sınırlandırılmıştır.Bir adaya ilişkin belgelendirme kararı, belgelendirme prosesi boyunca toplanan bilgiler esas alınarak, başka hiçbir kişi, kurum, kuruluş, sivil toplum örgütü vb. etkisi altında kalmadan, tek başına Güneş Belgelendirme tarafından verilir. Belgelendirme kararları, adayın sınavında ve son iki yıl içerisinde eğitiminde görev almamış, hiçbir çıkar ilişkisi bulunmayan Karar Vericiler tarafından verilir. Güneş Belgelendirmede tarafsızlığı tehlikeye atacak ticari, mali ve diğer etki ve baskılara izin verilmez. Personelin kararlarını etkileyebilecek herhangi bir baskı ve davranışta bulunulmaz. Personelin iç ve dış etkilere maruz kalmaması için gerekli önlemler alınır. Finansal çıkarlar, gelir ve kar beklentilerinin hiçbir belgelendirme kararını etkilemesine müsaade edilmez.Belgelendirme kararları ile ilgili olarak Karar Vericiler bağımsız hareket ederler, adil ve tarafsız bir şekilde karar verirler, hiçbir şekilde baskı ve müdahale yapılmaz.Belgelendirme kararı veren personelinin yapacağı değerlendirme işleminin tarafsızlığının sağlanması için vereceği karar ile geliri arasında bir çıkar çelişkisi bulunmaz. Karar verme süreçlerinde görev alan personele belge başına ödeme yapılmaz.Belgelendirme şartlarının karşılanıp karşılanmadığını belirleyebilmek için, belgelendirme prosesine ilişkin yeterli bilgi birikimi ve tecrübeye sahip, Sınav Değerlendirici şartlarını sağlayan kişiler Karar Verici olarak görevlendirilir.Karar Verici, belgelendirme, geçerliliği sürdürme, yenileme, kapsamını genişletme ve daraltma, askıya alma ve geri çekme dâhil belgelendirmeye ilişkin kararlarından sorumludur.Güneş Belgelendirme, tek başına belgenin sahibi olma durumunu sürdürür ve belge ile ilgili yetkiyi elinde tutar.Belgelendirme kararının alınması, belgenin verilmesi, gözetimi, askıya alınması, kapsamının değiştirilmesi, iptal edilmesi ve yeniden belgelendirme faaliyetlerinde tarafsızlık, gizlilik ve güvenlik politikalarına ve prosedürlerine uyulur.Belgelendirme kuruluşunun sahibi, kar ortağı, hissedarı konumunda olan kişiler ile satış ve pazarlama yapan personele Karar Verici görevi verilmez.Tüm belgelendirme şartları yerine getirilinceye kadar belgelendirme kararı verilmez.İlk defa belge alan ve belgesini sınav ile yenileyen adayların belgelendirme kararları FRM 004-A – Belgelendirme Karar Formu ile kullanılan yazılım aracılığı ile sınav tarihinden sonra 10 gün içerisinde verilir. İncelenen sınavla ilgili iç doğrulama yapılıyor veya yapılması planlanıyor ise, iç doğrulama sonuçlanmadan karar işlemleri tamamlanmaz. İç doğrulama işlemi karar süresi dolmadan sonlandırılır.Sınavla ilgili herhangi bir itiraz var ise, itiraz sonuçlanmadan karar işlemleri tamamlanmaz.Karar Vericiler tarafından adayın başvurusu ve eklerinin, sınav evraklarının ve sınav görüntülerinin ilgili standartlar, Belgelendirme Programları veya Ulusal Yeterlilikler, rehberler, prosedürler ve talimatlara uygunluğu incelenir. Sınav Değerlendiricinin adayları değerlendirdiği yöntemlerinin, her değerlendirmenin adaletli ve geçerli olduğunun kontrolü ve doğrulaması yapılır. Prosesin işleyişi ile ilgili tespit edilen aksaklıklar, riskli durumlar ve öneriler Karar Verici tarafından FRM 032 – Karar Verici Bildirim Formu ile ilgili birime iletilir.Karar Vericinin yeniden ölçme ve değerlendirme yapmak gibi bir yetkisi bulunmamaktadır. Ölçme ve değerlendirme konusunda hata veya eksiklik tespit edilmesi halinde FRM 032 – Karar Verici Bildirim Formu ile durum Belgelendirme Müdürüne bildirilir. Sınav Değerlendiricinin kararını yeniden gözden geçirmesi sağlanır. Gerekiyorsa sınavın farklı bir değerlendirici tarafından yeniden değerlendirilmesi ya da iç doğrulaması yapılır. Puan toplama hesabında hatalar tespit edilir ise, yanlış olan toplam tek çizgi ile çizilip paraf imzası atılarak Karar Verici tarafından düzeltilebilir.Belgelendirilen tüm adaylar, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından FRM 094 – Belgelendirilmiş Aday Listesine eklenir. Tüm adayların belgelendirilmiş olma durumları, gözetim tarihleri, belgelerinin süresinin dolma işlemleri, belgelerinin askıda olma veya iptal edilmiş olma vb. durumları bu liste üzerinden ve kullanılan yazılım üzerinden takip edilir.Güneş Belgelendirme, talep doğrultusunda ve yasal sınırlar çerçevesinde, bir kişinin güncel ve geçerli bir belgeye sahip olup olmadığına ve belgelendirmenin kapsamına ilişkin bilgileri doğrular. Belgeli kişinin kendisi veya işvereninin talep etmesi doğrultusunda yazı ile bilgi verilir. www.gunesbelge.com web sayfası üzerinden de adayın belgesi ile ilgili statüsü doğrulanabilmektedir.Belgelendirme Kararları ile ilgili her türlü itiraz ve şikâyetlerde PRS 03 – İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre işlem yapılır.İncelenen sınavlarda veya belgelendirme işlemlerinde Karar Verici tarafından herhangi bir eksiklik veya aksaklık tespit edilmesi durumunda PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre işlem yapılır.

• Sınav Kayıtlarının İncelenmesi ve Belgelendirme Kararı
  • Personel Belgelendirme Asistanı tarafından teslim edilen, başvuru formları dahil tüm sınav dokümanları, kamera kayıtları ve metal sektöründe kaynak yeterliliklerinden sınava katılan adayın yapmış olduğu kaynağın test sonuçları Karar Verici tarafından incelenir ve belgelendirme kararı verilir.
  • Sınavda adayın engel ve özel durumları ile ilgili tedbir alınması, alınan tedbirlerin ölçme ve değerlendirmenin geçerliliğini ve güvenilirliğini bozmaması, kişiye haksız avantaj sağlamaması durumları kontrol edilir.
  • Tüm belgelendirme şartları yerine getirilinceye kadar belgelendirme kararı verilmez.
  • Tüm başvuru ve sınav evraklarında eksiklik, yanlışlık veya doldurulmayan kısım varsa karar verilmeyip, durum Personel Belgelendirme Asistanına bildirilir. İncelenen sınavda ön yeterlilik şartı var ise bu şartların sağlanmış ve gerekli belgelerin tam olması, sınav ücretlerinin tam olarak ödenmiş olması vb. durumlar da incelenir. Tüm eksiklik ve aksaklıkların giderilmesi işlemlerinden sonra belgelendirme kararı verilir.
  • Sınav planlaması ile sınav dokümanları karşılaştırılır. Sınav türleri ve sınav tarihleri teyit edilir.
  • FRM 008 – Sınav Yoklama Listesi ve FRM 056 – Sınav Katılım Formu ile sınava katılan adayların sınav evrakları karşılaştırılır. Sınava katılıp katılmayan adaylar tespit edilir.
  • Kamera görüntülerinin tamamı incelenir.
  • Sınav görüntülerinin incelenmesinde, Sınav Değerlendiriciden, Gözetmenden veya diğer nedenlerden kaynaklanan, sınavda tarafsızlık, gizlilik, güvenliği, sınavın geçerliliğini ve güvenilirliğini etkileyecek durumlara dikkat edilir. Sınavda hileli sınav teşebbüsleri, kopya belirtileri, adayların başarı puanlarındaki şüpheli durumlar, Sınav Değerlendiricinin adil davranma ve hükümlerinin güvenirliliği de incelenir. Uygunsuz bir durum görüldüğünde Personel Belgelendirme Müdürüne bilgi verilir.
  • Belgelendirme kararı vermek için doküman ve görüntü kayıtlarının incelenmesi için gerekli kriterler, FRM 134 – Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formu ile belirlenmiş ve kullanılan yazılım programı üzerinde tanımlanmıştır.
  • Karar Vericinin olumlu karar verdiği adaylar belge almaya hak kazanır.

• Belgelerin Hazırlanması ve Teslimi
  • Belgelendirme kararı tamamlanan tüm sınavların sonuçları, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından, 2 gün içerisinde MYK Portala yüklenir. Belgelendirme ve teşvik işlemleri MYK portal üzerinden yapılır.
  • Tüm belgelendirilmiş kişilere bir belge verilir. Mesleki Yeterlilik Belgeleri basılı, yazılı sertifika ve kart şeklinde MYK tarafından düzenlenir ve Güneş Belgelendirmeye gönderilir.
  • Belge sahtecilik riskini azaltacak şekilde karekodlu ve hologramlı şekilde tasarlanır.

• Belgeler aşağıdaki bilgileri içerir:
• Belgelendirilmiş kişinin ismi,
• Özgün bir tanımlama,
• Belgelendirme kuruluşunun adı,
• Ulusal Yeterlilik ismi, seviyesi ve revizyon bilgileri,
• Belgelendirme kapsamı, alt birimleri,
• Belgelendirmenin yürürlük tarihi ve sona erme tarihi.
  • Mesleki Yeterlilik Belgesini, Genel Müdür veya Personel Belgelendirme Müdürü imzalamaya yetkilidir. MYK tarafından basılan belgeler kuruluşa ulaştıktan sonra 3 gün içerisinde imzalanır.
  • Adayların teşvik işlemleri MYK mevzuatına göre MYK portal üzerinden yapılır.
  • Adayın tüm sınav haklarını kullanmasına rağmen seçmeli birimlerin bazılarından başarısız olması durumunda, başarılı olduğu seçmeli birimler ve başarılı olduğu zorunlu birimler, adayın başvurduğu Ulusal Yeterliliğe göre belgelendirme için yeterli ise; adayın görüşü sorularak başarılı olduğu birimleri kapsayacak şekilde kısmi belgelendirme yapılabilir.
  • Adayın Birim Başarı Belgesi istemesi halinde, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından FRM 142 – Birim Başarı Belgesi düzenlenir ve adaya verilir. Birim Başarı Belgesinin, Mesleki Yeterlilik Belgesi yerine geçmediği adaya iletilir. Birim Başarı Belgeleri, Personel Belgelendirme Müdürü veya Genel Müdür tarafından onaylanır.
  • Teşvik kapsamında olmayan ya da daha önce teşvikten yararlandığı için belge masraf karşılığı İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanmayacak olan adayların belge almaya hak kazanması halinde; belge ücreti, sınav ücretinden ayrı olarak tahsil edilir. Bu durumda olan belge ücretleri, kuruluşun muhasebe sistemine girilmeden MYK’nın ilgili hesabına belge masraf karşılığı olarak yatırılır.
  • Sınavda aday için alınan özel tedbirler varsa (Tercüman, işitme cihazı ücreti vb.), bu ücretler sınav ücretinden ayrı olarak istenir.
  • Belge masraf karşılığı ücretini ve varsa sınavda kendisi için alınan özel tedbirlerin ücretini (Tercüman, işitme cihazı ücreti vb.) ödemeyen adayların belgelendirmesi yapılmaz; baskısı yapılmış ise belge teslim edilmez.
  • Belgesi onaylanan aday aranarak belge teslim şekli ve adresi tekrar teyit edilir. Belgeler, 5 gün içerisinde adayın istediği adrese, önceden onaylanmış olan FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesinin bir nüshası ile birlikte gönderilir. Belgelerin belirttiği adrese veya adaya ulaşmamasından ve kargo ücretinden adayın kendisi sorumludur. Kargo ile ilgili işlemler kargo şirketinin yazılımı üzerinden takip edilir.
  • Güneş Belgelendirmeye bizzat gelerek belgesini elden teslim almak isteyen adaylara belgesi ve FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesinin bir nüshası FRM 169 – Belge Teslim – Takip Listesi ile teslim edilir. Kargo veya posta ile belge gönderimi işlemlerinde FRM 169 – Belge Teslim – Takip Listesi düzenlenmez, kargo veya porta gönderi evrakları kanıt olarak saklanır.
  • Belgesini kaybettiğini bildiren adaylardan kayıp ilanı; yırtıldığını veya yıprandığını bildiren adaylardan belgesini yırtık veya yıpranmış haliyle ibraz etmesi istenir. Belgenin kaybedilmesi, yırtılması veya yıpranması vb. nedeniyle yeniden belge basımı için başvuruda bulunanlardan, belge masraf karşılığı ücreti istenir. Belge basım ücretini ödemeyenler için yeniden belge basımı yapılmaz. Belge ücretinin tahsilinden sonra Personel Belgelendirme Asistanı tarafından belgenin yeniden basımı için gerekli işlemler ilk belgelendirmedeki şekliyle yapılır.
  • İsteyen adaylara Europass Sertifika Eki, Europass Merkezi veri tabanından indirilip verilir.
  • Kaynak sektörü için belge almaya hak kazanan kişilere, Mesleki Yeterlilik Belgesi yanında ulusal yeterlilikte referans olan TS EN ISO 9606-1 Standardına uygun olarak hazırlanmış FRM 282-BX – Mesleki Yeterlilik Belgesi Eki verilir.
  • Teslim edilen belgeler, FRM 283       – Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Tutanağı ile kayıt altına alınır.
  • Belgelerin geçerlilik süresi ulusal yeterliliklerde belirtildiği şekildedir. Geçerlilik süresi belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge geçerlilik süresi kadar devam eder. Kaynak sektöründe belge geçerlilik süresi ulusal yeterlilik ve TS EN ISO 9606-1 Standardına veya ilgili diğer uluslararası standartlaragöre belirlenmiş süreler kadardır. Belgenin geçerlilik süresinde seçenek bulunan yeterliliklerde, adayın belgesinin geçerlilik süresi ile ilgili hangi seçenekten yararlanmak istediği başvuru sırasında adaya sorulur ve 092-A/B – Aday Belgelendirme Başvuru Formunda işaretlenmesi istenir.
  • Belgelendirme ile ilgili tüm kayıtlar, PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak tutulur ve saklanır.

• Belgelerin Gözetimi
  • Belge gözetimi, ilgili Belgelendirme Programlarında (Ulusal Yeterliliklerde) belirlenmiş şekilde ve gözetim sürelerinde yapılır.
  • Belge gözetimi zamanları ve süreleri aday tarafından takip edilir. Personel Belgelendirme Asistanı tarafından, gözetim süresi gelen adaylara gözetim tarihinden 1 ay öncesinde posta, SMS, E-mail, telefon yollarından herhangi biriyle iletişime geçilerek hatırlatma yapılır ve adayın belge gözetimini belirlenen süre sonuna kadar yaptırması istenir.
  • Gözetimin gerçekleştirilmesi için aday, FRM 033 – Belge Gözetim Formunu çalıştığı iş yerine onaylatarak gönderir. Adayın FRM 033 – Belge Gözetim Formu dışında çalıştığı kurumdan almış olduğu ve gözetim süresi içerisinde gönderilen çalışma belgeleri de (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu vb.) belge gözetimi için yeterli kabul edilir. Bu tür çalışma belgelerinin geçerli kabul edilmesi için, içeriğinde belge sahibinin çalıştığına ve performansının devam ettiğine, beceri ve yetkinliğini etkileyecek derecede sağlık sorunu bulunmadığına dair ibareler bulunması, çalışma sürelerinin belirtilmesi ve iş yeri yetkilisi tarafından kaşelenip, imzalanıp, onaylanması gereklidir. Kaynak yeterliliklerinde başarılı olan adaylara verilen Mesleki Yeterlilik Belgesi Ekinin ilgili kısmının adayın çalıştığı işyerindeki yetkili tarafından onaylanarak fotokopisinin Güneş Belgelendirmeye ulaştırılması yöntemiyle de belge gözetimi gerçekleştirilebilir. Eğer belge gözetimi, adayın işyerinden almış olduğu çalışma belgeleri veya kaynak meslekleri için, işyeri tarafından onaylanmış mesleki yeterlilik belge ekinin sunulması yöntemiyle yapılacak ise; ilgili aday için FRM 033 – Belge Gözetim Formu, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından doldurularak ekleri ile birlikte Karar Vericiye sunulur.
  • Çalıştırdığı personelin belge gözetimini toplu şekilde yaptırmak isteyen iş yeri yetkililerinin FRM 034 – Toplu Belge Gözetim Formunu doldurup onayladıktan sonra göndermesi ile formda ismi bulunan, çalışma süresi yeterli, performansı başarılı ve beceri ve yetkinliğini etkileyecek sağlık sorunu bulunmayan adayların belge gözetimleri yapılır.
  • Belge gözetimi ile ilgili işlemler ve gerekli formlar web sayfasında yayınlanır.
  • Belgenin gözetim zamanlarının ve tüm gözetim işlemlerinin takibi, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından, kullanılan yazılım programı üzerinden yapılır.
  • Gözetim ile ilgili belgeler, 15 gün içerisinde, Karar Vericiler tarafından incelenir ve gerekli karar verilir. Gözetim çalışmaları, gözetim tarihini geçmemek üzere 1 ay içerisinde sonuçlandırılır.
  • Gözetimi uygun bulunmayan, belgelerinde eksiklik olan vb. adaylarla Personel Belgelendirme Asistanı tarafından iletişime geçilerek belgesinin askıya alınacağı bildirilir ve süresi içerisinde eksiklikleri gidermesi istenir.
  • Gözetim ile ilgili dokümanlar Personel Belgelendirme Asistanı tarafından PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre aday dosyalarında saklanır.
  • Gözetimi uygun bulunmayan belgeler askıya alınır. Belgenin askıya alınmasına neden olan uygunsuzluk aday tarafından giderilince askıya alma işlemi sonlandırılır.
  • Gözetimlerle ilgili her türlü itiraz ve şikâyetlerde PRS 03 – İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre işlem yapılır.

• Belgenin Askıya Alınması
  • Belgeler aşağıdaki durumlarda askıya alınır:
• Adayın Belgenin kullanımı sözleşmesi hükümlerine uymaması,
• Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde gerekli kanıtları sunmaması,
• Belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması,
• Belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi, durumlarında belgeler en az belirlenen süre; en fazla belge geçerlilik süresi sonuna kadar askıya alınır.
  • Belgenin askıya alınması veya askı süresinin sonlandırılması kararları FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu ile Karar Verici tarafından verilir. Belge gözetimi işlemleri ile ilgili olarak belgenin askıya alınması veya askı süresinin sonlandırılması kararları FRM 033 – Belge Gözetim Formu veya FRM 034 – Toplu Belge Gözetim Formu ile Karar Verici tarafından verilir.
  • Askıya alma süresince, kişi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belge, marka ve logo kullanımı aday tarafından durdurulur. Askı süresince belge, marka ve logo kullanımını durdurmayan adaylar hakkında yasal işlem uygulanır.
  • Güneş Belgelendirmenin belgenin askıya alınmasına dair bilgileri gerekçeli olarak yayınlama hakkı saklı tutulur.
  • Belgenin askıya alınması durumunda adaya bilgi verilir ve belgenin askıya alınmasına konu olan uygunsuzlukları düzeltmesi istenir. Adayın uygunsuzlukların düzeltmesi için verilecek süre uygunsuzluğun durumuna göre Karar Verici tarafından belirlenir. Aday tarafından belgenin askıya alınmasına konu olan uygunsuzluklar giderilirse askıya alma işlemi sonlandırılır. Aday tarafından belgenin askıya alınmasına konu olan uygunsuzluklar belirlenen süre sonuna kadar giderilmezse Karar Verici kararı ile belge geri çekilerek adaya bildirilir. Gözetim için gerekli belgelerin sunulmaması nedeniyle belgenin askıya alınması durumunda, en az gerekli kanıtları sunana kadar en fazla belge geçerlilik süresi sonuna kadar belge askıya alınır.
  • Belgenin askıya alınması ile ilgili adaylar her türlü bilgi alma, itiraz ve şikâyet hakları vardır. Tüm itiraz ve şikâyetlerde PRS 03 – İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre işlem yapılır.

• Belgenin Geri Çekilmesi ve İptal EdilmesiAşağıda belirtilen durumlardan herhangi birinin tespit edilmesi durumunda belge geri çekilir:
  • Adaya düzenlenen belgenin başka kişilerce kullanılması,
  • Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,
  • Belge ile başka kişi ve kuruluşlara menfaat sağlanması
  • Belge verilen kişinin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması
  • Askıya alınmasına neden olan uygunsuzluğun belirlenen süre içerisinde düzeltilmemesi,
  • Marka ve Logonun kasıtlı olarak hatalı kullanılması,
  • Başkasının yerine sınava girme veya sahte belge sunma durumunun tespit edilmesi,
• Kişinin ulusal yeterlilikte belirtilmiş süre kadar belgelendirilen konuda işine ara vermesi veya yeterlilik şartlarını kaybetmesi,
• Ulusal yeterliliklerde belge kapsamı ile ilgili değişiklik olması ve emredici hüküm bulunması ve adayın belirtilen yeni şartları yerine getirememesi,
• Adayın değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri kasten zamanında kuruluşa iletmemesi,
• Adayın Belgenin Kullanımı Sözleşmesi hükümlerine kasten uymaması veya PRS 10 – Tarafsızlık, Gizlilik ve Güvenlik Prosedürüne aykırı hareket etmesi,
• Belgenin geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması
• Adayın kendi isteğini yazılı olarak bildirmesi,
• Yapılan denetimler sonucunda adayın başarılı olduğu sınavın iptal edilmesi,
• Adayın belge, marka ve logonun kullanımı ile ilgili şikâyet olması ve yapılan değerlendirme sonucunda şikâyetin haklı bulunması.

• Belgenin geri çekilmesini gerektiren durum oluştuğunda Personel Belgelendirme Müdürü veya Personel Belgelendirme Asistanı tarafından aday aranarak durum hakkında bilgi alınır. Adayla yapılan görüşme sonucunda da belgenin geri çekilmesini gerektirecek durumun varlığı teyit edildikten sonra adaya bilgi verilir ve belge geri çekilir.  Belgenin geri çekilmesi durumu sebepleri ile beraber adaya yazılı olarak bildirilir, en geç 15 gün içerisinde belgesini ve varsa eklerini iade etmesi, marka ve logo kullanımını durdurması istenir. Aday tarafından iade edilen belge ve ekleri iptal edilir. Ayrıca FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi feshedilir.
  • Belgeyi ve eklerini 15 gün içerisinde teslim etmeyen, marka ve logo kullanımını durdurmayan kişiler hakkında hukuki işlemler başlatılır.
  • Belgenin geri çekilmesine sebep olan durumun özelliğine göre yasal yollara başvurulur.
  • Aday ile yapılan görüşme sonrasında belgenin geri çekilmesini gerektiren durumun varlığı teyit edilemiyorsa adaydan yazılı bir savunma istenir ve gerekirse 15 gün tolerans süresi tanınır. Eğer bu tolerans süresinde belgelendirilmiş personelden bir geri bildirim olmazsa belge geri çekilir ve adaya yazılı olarak bildirilir. Verilen tolerans süresinde aday geçerli sebeplerini ve kanıtlarını sunarsa, bu durum Karar Verici tarafından değerlendirilir.
  • Belgenin geri çekilmesi ve iptal edilmesi işlemleri, FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu ile Karar Verici tarafından verilir. Diğer işlemler Personel Belgelendirme Asistanı ve Personel Belgelendirme Müdürü tarafından takip edilir.
  • Belgenin geri çekilmesi ve iptal edilmesi işlemleri ile ilgili adayların her türlü bilgi alma, itiraz ve şikâyet hakları vardır.
  • Belgesi iptal edilen kişiye 2 yıl süre ile tekrar belge verilmez. Durum MYK’ ya bildirilir.
  • Kapsam Genişletme ve Kapsam Daraltma
    • Belgelendirilmiş personelin ulusal yeterlilik sisteminin izin verdiği ölçüde seçmeli olan birimlerden istediğini belge kapsamına eklemesi talebi olduğunda, başvuru aşamasında tercih edilen seçmeli birimlerden sınava girmesi kabul edilebilir ve sınav programında başarılı olunduğu takdirde Karar Vericinin kararına göre kapsam genişletilmiş şekilde belgelendirilmesi gerçekleştirilebilir.
    • Kapsam genişletme başvurusu için yetki tarihi itibariyle 6 (altı) ay geçmeden mevcut kapsamda ulusal yeterliliklerin en az 3/1’inde sınav ve belgelendirme faaliyeti gerçekleştirmeden kapsam genişletme başvurusunda bulunulamaz.
    • 12 ay içerisinde gerçekleştirilen programlı ve programsız denetimlerde toplamda 3 (üç) kez sınav durdurma kararı uygulanırsa bu kararın alınmasından itibaren 1 (bir) yıl süreyle kapsam genişletme başvurusunda bulunulamaz.
    • Belgelendirilecek adayın, girdiği sınav programı neticesinde belgelendirme için yeterli olan zorunlu birimlerden başarılı olması ancak tercih ettiği seçmeli birimlerden kısmen veya tamamen başarı sağlayamaması durumunda ulusal yeterlilik sisteminin izin verdiği ölçüde Karar Vericinin kararına göre başvuru aşamasında talep edilen belge kapsamı daraltılarak başarı sağlanan birimlerle uyumlu olacak şekilde belge kapsamının oluşturulup, FRM 142 – Birim Başarı Belgesi düzenlenip adaya verilir.
    • Belgelendirilmiş kişinin, belgelendirme şartlarını yerine getirmeye devam ettirme yeteneğini etkileyebilecek durumları, en geç 15 gün içerisinde kuruluşa gecikmeksizin bildirmeli ve belgeyi, markayı, logoyu ve belgeye bağlı atıfları kullanmaktan uzak durmalıdır. Kişinin bu durumunu bildiriminden itibaren 10 gün içerisinde durum karar verici tarafından değerlendirilir. Belge sahibinin isteğine göre yeniden sınav yapılabilir. Karar vericinin kararına göre belge, iptal edilebilir, kapsamı daraltılabilir, aday yeteneğini devam ettiriyor ise belge kullanımına devam edilebilir. Bu durum FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesinde belirtilir.
    • Belgelendirilmiş kişi veya işvereninin istemesi halinde, yasaların izin verdiği ölçüde, belgelendirilmiş bir kişinin belgesinin güncel, geçerli bir belgelendirmeye sahip olup olmadığı ve bu belgelendirmenin kapsamına ilişkin bilgilerin doğrulaması yapılarak ilgili kişiye bilgi verilir. Kuruluşun web sayfasından da bu doğrulama gerçekleştirilebilir.

• Belge Kapsamının Değiştirilmesi
  • Ulusal Yeterliliklerde ve MYK mevzuatında emredici hüküm olmadığı sürece hali hazırda verilmiş olan belgeler, verildiği zamandaki kapsama uygun şekilde, belgenin geçerlilik süresi boyunca geçerliğini korur.
  • Ulusal Yeterliliklerde yapılan kapsam değişiklikleri web adresinde yayınlanır.
  • Ulusal Yeterliliklerde ya da MYK mevzuatında emredici hüküm bulunur ise;
• Personel Belgelendirme Asistanı tarafından telefon ile adaya bilgi verilir, belgeyi iade etmesi, marka ve logo kullanımını durdurması istenir.
• Ulusal Yeterlilikteki emredici hükme göre gerekli işlemler yapılır ve belgenin kapsamı değiştirilir.
• Yapılacak köklü değişikliğe göre tekrar sınav yapılması durumunda sınav ücretleri, özel durumu olan adaylara yapılan masraflar (Tercüman, işitme cihazı vb.) ve belge basım ücretleri adaydan tahsil edilir. İlgili ücretleri ödemeyenlerin belgeleri teslim edilmez.
• Kapsamın değiştirilmesi nedeniyle yapılan sınava katılıp, tüm sınav haklarında başarısız olanların belgeleri iptal edilir.

• Ulusal Yeterliliklerde veya MYK mevzuatında emredici hüküm olmamasına rağmen, aday yapılan değişikliğe göre belgesinin kapsamının değiştirilmesini ister ise, bir önceki maddedeki hükümler uygulanır.
  • Adayın seçmeli birimlerden;
• Gözetimler sonucunda veya iş kazası vb. nedenlerle belge sahibinin yeterliliğini kaybettiğinin anlaşılması,
• Hakkında şikâyet olması ve şikâyetin haklı bulunması,
• Belge Sahibinin istemesi durumlarında, ilgili seçmeli birim iptal edilir ve belgenin kapsamı daraltılır.
• Belgenin kapsamının değiştirilmesi kararları, FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu ile Karar Verici tarafından verilir. Belgenin kapsamının değiştirilmesi işlemi sınav uygulaması ile yapılıyor ise (yeni kapsam veya birim ekleme vb.) belgelendirme kararı, FRM 004-A – Belgelendirme Karar Formu ile yine Karar Verici tarafından verilir.
• Kapsam değiştirme ile ilgili diğer tüm sınav ve belgelendirme işlemleri, ilk belgelendirmede olduğu şekilde ilgili prosedür ve talimatlara göre yapılır. Kapsamı değiştirilen belge yeniden düzenlenir, adaya yeni bir belge verilir.

• Birim Birleştirme Adayın daha önce almış olduğu belgeler ve teşvikler sorulur. Birim birleştirmesi durumu incelenir. Birim birleştirilerek belgelendirme yapılmasında, ilgili ulusal yeterlilik birimlerinde tanımlanan şartlar ve kurum gereklilikleri doğru şekilde uygulanmalıdır. Adayların talep etmesi halinde adayın kimlik bilgilerini, başarılı olduğu birimleri ve birimlerin geçerlilik süresini gösteren birim başarı belgesi 15 gün içinde düzenlenmektedir. Birim başarı belgesinde belgenin MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi yerine geçmediğine ilişkin bir ifadeye mutlaka yer verilmeli ve aday belgeye ulaşabilmek için alması gereken birimler konusunda bilgilendirilmelidir.   Daha önce, TÜRKAK’tan akredite olmuş ve MYK tarafından yetkilendirilmiş başka belgelendirme kuruluşlarına başvurmuş, sınavlara katılmış ve bazı birimlerden başarılı olmuş başvuru sahiplerinin ilgili birimlerden başarılı olup olmadığı MYK portalından doğrulanır. Başarılı olan kişilerin başvuruları, başvuru yapılan yeterlilikte belirtilen sınavların ve birimlerin geçerlilik süreleri dikkate alınarak değerlendirmeye alınır. Uygun bulunduğu takdirde birim birleştirmesi yapılabilir.  Bu durumdaki adaylar, başvurusu onaylandığı takdirde sadece başvuruda bulundukları birimlerden sınava alınır. Aday, birim başarılarının geçerlilik süresi içerisinde, aynı birimin bulunduğu başka Ulusal Yeterliliklerden belgelendirilmek ister ise, durumun ilgili belgelendirme programına (Ulusal Yeterlilik) uygun olması halinde başarılı olduğu birimlerden muaf tutulur. Bu durumdaki adayların diğer işlemleri normal başvuru yapan adaylarla aynı şekilde devam ettirilir.

• Yeniden Belgelendirme
  • Yeniden Belgelendirme işlemleri ilgili belgelendirme programında (Ulusal Yeterlilik) belirtilen yöntem ve şekilde yapılır.
  • Güneş Belgelendirme, yeniden belgelendirme işlemleri sırasında, belgelendirme programında belirtilen süreler kadar olan çalışma kayıtlarını inceleyerek veya yeniden performans sınavına tabi tutarak, belgelendirilmiş kişinin yeterliliğini sürdürdüğünü ve güncel ulusal yeterlilik şartlarına uyum gösterdiğini güvence altına alır. Belgelendirme programında belirtilen süreler kadar olan çalışma kayıtlarını sunamayan ya da sunduğu kayıtlar uygun bulunmayan veya yeniden performans sınavına katılıp başarı gösteremeyen kişilerin belgeleri yenilenmez.
  • Yeniden belgelendirme periyodu belgelendirme programı (Ulusal Yeterlilik) şartlarına dayandırılır.
  • Adayların aldıkları belgeler, gözetimi uygun şekilde yapılmak ve iptal edilmemek şartıyla, belgelendirme programında (ulusal yeterliliklerde) belirtilen süre kadar geçerlidir.
  • Belgenin geçerlilik süreleri belge sahipleri tarafından takip edilir.
  • Belgesinin geçerlilik süresi dolmasına 6 ay kala, adaylara posta, telefon, SMS, e-mail vb. herhangi bir yöntemle hatırlatma yapılır, belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları bildirilir ve yeniden belgelendirme başvurusunda bulunması tavsiye edilir.
  • Yeniden belgelendirmenin yapılabilmesi için;
• Mevcut belgenin geçerliliğini koruyor olması,
• Belgenin askıya alınmış durumda olmaması,
• Belgenin verildiği Ulusal Yeterlilikte belgelendirilme şartlarında değişiklik olacak şekilde revizyon yapılmamış olması,
• Belge sahibinin Ulusal Yeterlilikte belirtilen şartları karşılaması, gerekli kanıt ve dokümanları sunması gereklidir.
  • Belgenin geçerlilik süresi içerisinde Ulusal Yeterliliklerde ve ilgili mevzuatlarda belgelendirme şartlarını etkileyecek şekilde değişiklik yapılmış ise, yeniden belgelendirme işlemleri yapılan değişiklikler doğrultusunda değerlendirilir ve bu doğrultuda yapılır.  Mevzuatta yapılan değişikliğin durumuna göre belgenin kapsamı değiştirilebilir ya da yeniden sınav yapılması gerekebilir.
  • Belgesini, başka bir kuruluştan alıp, sınavla belge yenilemek için Güneş Belgelendirmeye başvuranların başvuruları da değerlendirilmeye alınır. Bu kişilerin belgesinin geçerliliğinin devam edip etmediği MYK portalından, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından incelenir. İlgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen şekilde sınava alınarak başarılı bulunanların belgeleri yenilenir. Kayıt, doküman veya portfolyo ibrazı şeklinde belge yenilemesi başvurusu yapan kişilerin başvuruları kabul edilmez. Mevcut belgesini aldığı kuruluşa başvuru yapması tavsiye edilir.
  • İlgili yeterlilikte belirtildiği şekilde kayıtların ibrazı (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo, vb.) yöntemiyle yapılan başvurularda yenidenbelgelendirme kararları FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu ile sınav uygulaması yöntemiyle yapılan başvurularda yeniden belgelendirme kararları FRM 004-A – Belgelendirme Karar Formu ile Karar Verici tarafından verilir.
  • Yeniden verilen belgenin belge gözetimi, askıya alma, iptal vb. faaliyetleri, ilk belgelendirmede uygulanan şekliyle aynen uygulanır.
  • Yeniden belgelendirme ile ilgili gerekli açıklamalar web sitesinde yayınlanır.
  • Belgenin geçerlilik süresi dolduğunda yeniden belgelendirme yapılmaz ise; aday tarafından belge, marka, logo kullanımı durdurulur ve belge iade edilir.

1. Yeniden Belgelendirme Kayıtların İbrazı Şeklinde Yapılacak İse;
2. Adayın dosyası, gözetim faaliyetleri, ulusal yeterlilikte belirtilen kanıtlar, Personel Belgelendirme Asistanı tarafından Karar Vericiye teslim edilir.
3. Belgelendirme için şart koşulan teknik performans becerilerinin yanı sıra fiziksel kapasite; bir sağlık uzmanı veya el becerisi, güç ve dayanıklılık gibi melekeleri değerlendirebilecek vasıfta bir uzman tarafından bir değerlendirme yapılmasını gerektirebilir. Fiziksel kapasitesinin bariz bir şekilde yetersiz olduğu tespit edilen adayların belgeleri yenilenmez. Başvuruyu alan personel tespit ettiği bu durumu Karar Verici ve Personel Belgelendirme Müdürüne bildirir. Yapılan görüşme esnasında adayın durumu gözlemlenir veya sorulur. Görüşme sonrasında verilen karar sonucuna göre hareket edilir. Gerekiyorsa, Sağlık Uzmanı desteği alınabilir veya sağlık raporu sağlık raporu istenir.
4. Karar Verici tarafından gerekli inceleme yapılır, 10 gün içerisinde belgelendirme kararı verilir.
5. Yeniden belgelendirmesi uygun kararı verilen adayların belgelendirme işlemleri ilk belgelendirmedeki yapıldığı şekliyle sürdürülür.
6. Belgesi yenilecek olan adaylardan, o yıl için belirlenen Belge Basım Ücreti ve Sınavsız Belge Yenileme Ücreti alınır. Belge Basım Ücreti ve Belge Yenileme Ücretini ödemeyen adaylara yeniden belgelendirme yapılmaz veya belgeleri teslim edilmez.
7. Kanıtların ibrazı ile yeniden belgelendirmesi uygun görülmeyen adayların evrakları arşive kaldırılır. Adaylara 3 gün içerisinde bilgi verilir, belgesini iade etmesi, Marka, Logo vb. kullanımını durdurması istenir.

• Yeniden Belgelendirme Sınav Uygulaması Şeklinde Yapılacak İse;
• Yeniden değerlendirme ile ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen süre kadar çalıştığına dair resmi kanıtları sunamayan, gerekli şartları sağlayamayan adaylar veya sınavla belge yenileme başvurusu yapan adaylar, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen şekilde sınava tabi tutulur.
• Sınavın planlanması, sınavın yapılışı, belgelendirme işlemleri vb. faaliyetler, ilk belgelendirmedeki şekilde uygulanır.
• Adaydan, o yıl için belirlenen sınav ücreti ve Belge Basım Ücreti tahsil edilir.
• Yapılacak sınavda tüm haklarını kullandığı halde başarısız olan adayların evrakları arşive kaldırılır. Adaylara 3 gün içerisinde bilgi verilir, belgesini iade etmesi, Marka, Logo vb. kullanımını durdurması istenir.
• Adayın, seçmeli birimlerin bazılarından başarısız olması durumunda, başarılı olduğu seçmeli birimler ve başarılı olduğu zorunlu birimler, adayın başvurduğu Ulusal Yeterliliğe göre belgelendirme için yeterli ise, adayın görüşü sorularak başarılı olduğu birimleri kapsayacak şekilde belgelendirme yapılabilir.
• Yapılacak sınavda başarılı olan adayların belgelendirilmesi ve belgelerinin teslim edilmesi işlemleri ile teşvik işlemleri ilk belgelendirmedeki şekliyle uygulanır.

• Belge, Logo ve Markanın KullanımıTanımlar:

TÜRKAK Markası: TÜRKAK’ın Güneş Belgelendirmeyi akredite ettiğine dair üzerinde Güneş Belgelendirmenin akreditasyon numarası, akredite edildiği standart numarasını gösteren sembolü ve işareti tanımlar.

MYK Markası: Mesleki Yeterlilik Kurumunun Güneş Belgelendirmeyi yetkilendirdiğine dair üzerinde Güneş Belgelendirmenin yetki numarası ile yetki statüsünü gösteren sembolü ve işareti tanımlar.

Belge: Güneş Belgelendirmenin yapmış olduğu sınav ve belgelendirme faaliyetleri sonucunda, aday adına düzenlenmiş adayın yeterlilik, yetkinlik ve belgelendirme şartlarını karşıladığı sonucunu gösteren, üzerinde TÜRKAK ve MYK markası ile Güneş Belgelendirme logosu yer alan materyali tanımlar.

Mesleki Yeterlilik Kimlik Kartı: Güneş Belgelendirmenin yapmış olduğu sınav ve belgelendirme faaliyetleri sonucunda, aday adına düzenlenmiş adayın yeterlilik, yetkinlik ve belgelendirme şartlarını karşıladığı sonucunu gösteren, üzerinde TÜRKAK ve MYK markası ile Güneş Belgelendirme logosu yer alan belge ile birlikte verilen ve belgeden daha küçük, cepte taşınabilecek boyuttaki materyali tanımlar.

Logo: Güneş Belgelendirmenin tanıtıcı materyal olarak kullandığı isim ve görsel öğeden oluşan sembol veya işareti tanımlar. Ayrıca TÜRKAK ve MYK’nın tek başına görsel olarak sembol veya işaretleri de kurumlara ait logo olarak tanımlanır.

• Güneş Belgelendirme, belgelendirilmiş kişiden;
• Belgelendirme programının ilgili hükümlerine uyması,
• Belgelendirmeye ilişkin beyanlarının sadece belgelendirmenin verildiği kapsama göre olmasını,
• Belgelendirmeyi, belgelendirme kuruluşunun itibarını düşürecek bir şekilde kullanmaması ve belgelendirmeye ilişkin olarak belgelendirme kuruluşunun yanıltıcı veya yetkisiz olarak değerlendireceği herhangi bir beyanda bulunmaması,
• Belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesi durumunda; belgelendirme kuruluşu veya belgelendirmeye ilişkin tüm beyanların kullanımını durdurması ve belgelendirme kuruluşunca düzenlenen her türlü belgeyi iade etmesi,
• Belgeyi yanıltıcı bir şekilde kullanmaması amacıyla FRM 03 – Belge Kullanım Sözleşmesi imzalamasını şart koşar.
  • Sözleşmenin imzalanmasında yasalar izin verdiği takdirde, elektronik imza kabul edilir. 
  • Güneş Belgelendirmede, belge, marka ve logonun kullanımı ile ilgili TLM 02 – Belge ve Logo Kullanım Talimatı hazırlanır. Belge, Marka ve logo kullanımı ile ilgili şartlar ve gerekli bilgiler web sayfasında kamuya açık bir şekilde ilan edilir.
  • Belge, marka ve logonun uygunsuz kullanımı durumlarında PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne ve PRS 05 – Belgelendirme Prosedürüne göre işlem yapılır.
  • Belge, marka ve logonun kullanımı ile ilgili itiraz ve şikayetlerde PRS 03 – İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne ve PRS 05 – Belgelendirme Prosedürüne göre işlem yapılır.
  • Belge, marka ve logo kullanımı ile ilgili şartlara kasıtlı olarak uymayanlar ve uyarıldıkları halde gerekli düzeltici çalışmayı yapmayanlar hakkında yasal işlem başlatılır.
  • Belge, marka ve logo, belgenin geçerliliği devam ettiği müddetçe kullanılabilir. Belgenin geçerliliğinin sona ermesi veya iptal edilmesi durumunda tamamen; belgenin askıya alınması durumunda askı süresi boyunca, belge, marka ve logo kullanımı durdurulur. Belgelendirilmiş olma statüsüne ait tüm atıfları kullanmaktan uzak durulur.

• Belge Kullanım Şartları Belgeler belge sahibi dışında herhangi bir şahıs veya tüzel kişilik tarafından kullanılamaz. Belge, belge sahibi kişi tarafından belgenin geçerliliği devam ettiği müddetçe kullanılabilir.Geçerlilik süresi dolan veya iptal edilen belgeler Güneş Belgelendirmeye iade edilir.Belge, başvurusu yapılan ve onaylanan kapsam dışında, yanıltıcı bilgiler içerecek ve haksız sonuçlar doğuracak şekilde kullanılamaz.Güneş Belgelendirme, tek başına belgenin sahibi olma durumunu sürdürür ve belge ile ilgili yetkiyi elinde tutar. Belgeyi kullandırma hakkı Güneş Belgelendirmeye aittir. Güneş Belgelendirme, gerekli durumlarda belgeyi askıya alma ve geri çekme yetkisine sahiptir.Belge gözetimi, belgelendirme şartlarında değişiklik, belge kapsamının değiştirilmesi, belgenin askıya alınması/iptali ve yeniden belgelendirme dâhil tüm proseslerle ilgili duyuru ve uyarılar web sayfasında yayınlanır. Belge sahibi kişiler duyuru ve uyarıları kişisel olarak izlemek ve sorumluluklarını belirtilen süreler içinde yerine getirmek zorundadırlar.Belge sahibi, belgelendirme programı şartlarındaki değişiklikleri sağlayamaz duruma geldiğinde belgeyi iade etmekle yükümlüdür.Belge, belge sahibi kişi veya çalıştığı işyeri tarafından ilgili alanda yeterliliğini göstermek amacıyla dergi, kitap vb. yayınlar ve internet ortamında kullanılabilir.Basım ve imla hataları içeren, kağıdı problemli olan, onayı ve hologramı olmayan belgeler iade edilir ve yeniden basılması talep edilir.

• Marka ve Logo Kullanımı Şartları
  • Güneş Belgelendirme marka ve logosu, belge sahibi tarafından talep edildiğinde Personel Belgelendirme Müdürü tarafından yazı ile birlikte verilir.
  • Marka ve logo sadece belge kapsamı dâhilindeki faaliyet alanlarında kullanılabilir.
  • Marka ve logoların kullanıldığı tüm yerlerde, marka ve logoların ürüne veya hizmete ait olmadığı; ürünün ve hizmetin üretiminde çalışan personele ait olduğu belge numarası ile birlikte belirtilir.
  • Marka ve logo, Güneş Belgelendirmenin herhangi bir ürünü veya hizmeti onayladığı veya önerdiği anlamına gelebilecek şekilde kullanılamaz.
  • Belge kapsamı dahilinde belge sahibinin yaptığı işlerden kendisi sorumludur. Marka ve logo, yapılan işlerde sorumluluğun Güneş Belgelendirmeye ait olduğunu ima edecek şekilde kullanılamaz.
  • Marka ve logo boyutları, oranları sabit kalmak ve okunabilirliği bozulmamak şartıyla küçültüp, büyütülebilir. Renkleri ve yazı karakterleri değiştirilemez.
  • Belgelendirilen personelin veya çalıştıkları kuruluşun, basılı ve elektronik ortamdaki reklam amaçlı yayınları, tanıtım broşürleri, ürün/ hizmet üretim katalogları üzerinde ve iş raporlarında sayfanın alt veya üst kısmında ilgili kuruluşun marka ve logosundan daha fazla öne çıkmayacak şekilde kullanılabilir.
  • Marka ve logo tek başına görünmelidir, logo/markaların her iki yanında, diğer grafik veya metin öğelerle arasında minimum marka ve logo yüksekliği kadar boşluk olmalıdır.
  • Belge süresinin sona ermesi, askıya alınması veya iptal edilmesi halinde belgelendirilen kişi veya çalıştıkları kuruluş, belge, marka ve logo kullanımını durdurmalı ve belgelendirilmiş olma statüsüne ait tüm atıfları kullanmaktan uzak durmalıdır.
  • Marka ve logonun kullanımına ilişkin güncel bilgiler web sitesinden temin edilmelidir.
  • Belgelendirilen kişi veya çalıştığı iş yeri, Güneş Belgelendirme marka ve logosunu, müşterilerinin, taşeronlarının veya herhangi bir üçüncü tarafın yetkisiz kullanımını engellemeli veya haber vermelidir.
  • Marka ve logo, Güneş Belgelendirme hizmetlerini kötüleyici, itibarını zedeleyici ve haklarını gasp edici şekilde kullanılamaz.
  • Marka ve logo, başka herhangi bir marka ve logonun parçası ya da bir tasarım öğesi olarak kullanılamaz.
  • Logonun kullanılacağı doküman zemininin renkli olması durumunda beyaz bir fon ile çerçevelenmelidir.
  • Logo, şekil esaslarına uymak kaydıyla hologramlı veya kabartma şeklinde kullanılabilir.
  • Güneş Belgelendirme marka ve logosunu kullandırma hakkı sadece Güneş Belgelendirmeye aittir.
  • Güneş Belgelendirme logosu dışında TÜRKAK ve/veya MYK logosu tek başına belge sahibine verilmez. TÜRKAK ve MYK marka ve logosu aday tarafından belge dışında hiçbir yerde ve hiçbir amaçla kullanılamaz.
  • Belgelendirilmiş personel ve çalıştıkları kuruluşlar, Güneş Belgelendirme marka/logosunun kullanımında Güneş Belgelendirmenin ilgili prosedürlerine, TÜRKAK ve MYK’nın marka/logo kullanım esaslarıyla ilgili kılavuz ve dokümanlarında belirtilen usul ve esaslara uymakla yükümlüdür.

• REFERANS DOKÜMANLAR
• TLM 02 – Belge ve Logo Kullanım Talimatı
• PRS 02 – Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• PRS 03 – İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü
• PRS 04 – Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü
• PRS 05 – Belgelendirme Prosedürü
• PRS 08 – Sınav Yapma Prosedürü
• PRS 10 – Tarafsızlık, Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü
• FRM 003 – Belge Kullanım Sözleşmesi
• FRM 004-A – Belgelendirme Karar Formu
• FRM 004-B – Belgelendirme Karar Formu
• FRM 005 – Personel Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı
• FRM 008 – Sınav Yoklama Listesi
• FRM 032 – Karar Verici Bildirim Formu
• FRM 033 – Belge Gözetim Formu
• FRM 034 – Toplu Belge Gözetim Formu
• FRM 056 – Sınav Katılım Formu
• FRM 092-A – Aday Belgelendirme Başvuru Formu
• FRM 092-B – Aday Belgelendirme Başvuru Formu
• FRM 094 – Belgelendirilmiş Aday Listesi
• FRM 134 – Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formu
• FRM 142 – Birim Başarı Belgesi
• FRM 169 – Belge Teslim – Takip Listesi

• REVİZYON BÖLÜMÜ

Revizyon No	Revizyon Tarihi	Revizyon Nedeni
00	03.10.2016	İlk Yayın
01	29.01.2018	Madde 5.4 Belgelendirme Kararı ile ilgili aşamalar detaylandırıldı.
02	10.07.2018	Belgelerin teslimi, kaybolan belgelerle ilgili işlemler, belge masraflarının ödenmesi belgenin onaylanması tanımları yapıldı.
03	14.09.2018	Belgelendirme prosedürü içerisindeki eksiklikler giderildi.
04	10.01.2019	Yetkilendirme kriterleri ve uygulama Rehberinin “ölçme, değerlendirme ve belgelendirme” başlığı altında yayınlanan 5. Madde hükümlerine göre yeniden düzenlendi.
05	06.05.2020	YBK’larca Gerçekleştirilecek Faaliyetlerde Yeni Tip Koronavirüs ile Mücadelede Alınacak Tedbirler rehberi kapsamında 17. madde mücbir sebeplerde belgelendirme eklenmiştir.
06	20.02.2021	Öztürk Azak Belgelendirme Firmasının Güneş Belgelendirme ve Eğitim Kurumlarına Devredilmesi
07	28.04.2021	Belgelendirme Kararı Bölümü Düzenlenmiştir.
08	10.11.2021	5. Uygulama > 5.1. Belgelendirme Başvurusu bölümü güncellendi. 18 ve 19. maddeler eklendi.
09	14.04.2022	5.1. Genel Hususlar bölümü Ulusal Yeterliliklere atıfta bulunularak tekrar yazılmıştır.14. Birim Birleştirme bölümü tekrar düzenlenerek, birbiri ile çelişen ifadeler giderildi.
10	05.07.2023	Ulusal Yeterliliklere atıfta bulunularak tekrar yazılmıştır.